KOMUNIKASI ORGANISASI
A. Pengertian Komunikasi Organisasi
Organisasi adalah sebuah wadah yang memiliki sistem makna bersama yang dianut oleh anggota serta menjunjung tinggi nilai-nilai kebersamaan dengan satu misi.[1] Berragam kultur, ras, karakter dan lain sebagainya yang terdapat dalam tubuh sebuah organisasi, sehingga membutuhkan satu ikatan yang kuat untuk menjalin kebersamaan dalam membawa organisasi tersebut mencapai tujuannya. Bangunnan kebersamaan yang kuat pada tubuh organisasi dapat terjalin dengan cara membangun pola komunikasi yang baik antar person (anggota).
Menurut Walton, kinerja akan meningkat jika organisasi berpindah dari pendekatan tradisional yang menekankan kontrol ke pendekatan yang lebih menitikberatkan pada manajemen pendorong kerja (work force management). Hal ini dicapai dengan cara memantapkan perintah, mengolah kontrol dan mencapai efesiensi komunikasi dalam dorongan kerja.[2]
Pekerja akan menampilkan respon terbaik dan terkreatif mereka tidak pada saat mereka dikontrol secara ketat oleh managemen, diletakkan pada pekerjaan yang telah ditentukan secara ketat dan diperlakukan secara kaku, namun kondisi ini akan dijumpai pada saat mereka diberi tanggung jawab yang lebih luas, ditantang untuk memberi kontribusi dan dibantu untuk mencapai kepuasan ditempat kerja (dalam Armstrong, 1999: hal 99).[3]
Komunikasi sangat dibutuhkan dalam dunia keorganisasian, idealnya untuk sistem komunikasi organisasi adalah bagaimana cara mengkomunikasikan sesuatu pesan dalam proses keberlanjutan kemajuan dan langkah implementasinya. Misalnya jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan, jenis sekolah, tingkat sekolah, pelaksanaan kurikulum, perkembangan pendidikan ditingkat lokal, regional, nasional maupun internasional serta strategi apa untuk dapat memperbaiki kinerja pendidikan dilembaga tersebut baik masa sekarang maupun masa mendatang.
Sebelum jauh untuk menelusuri bahan kajian kita terlebih dahulu kita kaji pengertian kunci dari pokok kajian yaitu komunikasi, adalah penyampaian (transfer) informasi dan pengertian dari satu orang kepada orang lain. Komunikasi merupakan cara menyampaikan gagasan, fakta, pikiran, perasaan dan nilai kepada orang lain. Komunikasi adalah jembatan arti diantara orang-orang sehingga mereka dapat berbagi hal-hal yang mereka rasakan dan ketahui. Dengan menggunakan jembatan ini, seseorang dapat menyeberangi sungai kesalah pahaman yang dapat memecah belah hubungan tersebut dengan selamat. Adanya pengirim (sender), penerima (receiver) dan pesan (message) merupakan azas yang harus dilengkapi tindakan berkomunikasi.[4]
Hal terpenting yang harus dipahami dalam berkomunikasi adalah pesan yang akan disampaikan haruslah dapat dipahami oleh receiver. Hubungan sangat jelas apabila seorang ketua/manager yang akan menyebarkan sebuah pengumuman kepada anggotanya. Mereka cenderung berfikir bahwa apabila mereka telah menyampaikan pengumuman, mereka telah berkomunikasi, padahal penyampaian pengumuman tersebut merupakan awal. Seorang ketua/manager dapat saja menyampaikan ratusan pengumuman, tetapi tidak terjadi sebuah komunikasi karena maksud dan tujuan dari pesan tersebut tidak dapat dipahami dengan baik oleh anggotanya.
Ditinjau dari sudut pandang manajemen, semua tindakan pemimpin harus melewati botol komunikasi (lihat gambar 1). Semua gagasan besar manajemen hanya merupakan pikiran dibelakang meja sampai manager dapat menerapkannya melalui komunikasi. Rencana manager boleh jadi terbaik didunia tetapi apabila tidak dapat dikomunikasikan rencana itu menjadi tidak berharga.[5]
(Gambar 1)
Maka dengan demikian sebuah organisasi sangatlah membutuhkan komunikasi tersebut demi terjaganya stabilitas kontrol, efektifitas kerja, serta efisiensi hasil, dan apabila tidak ada komunikasi, maka seorang anggota tidak dapat mengetahui apa yang dilakukan oleh anggota yang lainnya –rekan kerjanya/mitra–, pemimpin tidak akan mengetahui informasi terbaru, dan seorang ketua tidak akan dapat memberkan instruksi, koordinasi kerja tidak dapat dilakukan, sehingga organisasi tersebut akan runtuh. Kerjasama juga menjadi suatu yang muskil karena diantara mereka tidak mampu mengkomunikasikan kebutuhan dan perasaan kepada yang lain. Apabila komunikasi efektif, ia dapat mendorong prestasi lebih baik dan prestasi kerja. Orang akan memahami pekerjaan mereka lebih baik dan merasa lebih puas dalam pekerjaan itu.[6]
B. Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah proses berjalannya/langkah mengkomunikasikan suatau pesan. Ada enam langkah dalam mengkomunikasikan pesan meski media yang digunakan itu berbeda –berbicara, pengumuman pamflet, menggunakan isyarat tangan dll– akan tetapi harus melalui enam langkah ini, sehingga soliditas gerakan organisasi tersebut terjaga dan tersusun dengan rapi dengan hasil yang memuaskan. Enam langkah tersebut adalah:
- Penyusunan gagasan
Yaitu awal bagaimana dan apa yang dilakukan serta menjadi target organisasi tersebut, pentingkah bagi anggota juga menjadi pertanyaan.
- Pengembangan gagasan
Langkah ke 2 ini sangat sesuai dengan pribahasa “Pikir dahulu sebelum berbicara”5 adalah pengembangan gagasan yang ingin disampaikan. Ini merupakan langkah yang penting, karena apbila tidak ada pesan tidak berharga maka kesan yang ditimbulkan cuek terhadap fenomena yang akan dimunculkan, langkah-langkah selajutnya akan menjadi sia-sia.
- Penyandian (encode)
Penyandian gagasan menjadi kata-kata, bagan, atau simbol lain yang pantas untuk dipresentasikan/disampaikan. Disini pengirim harus mampu menentukan sandi yang cocok sesuai dengn jenis gagasan tersebut sehingga penerima menerimanya dengan senag hati dan memahainya.
- Penyampaian
Setelah tersusun dengan rapi pemilihan jenis penyampaian dan waktu yang tepat juga menjadi poin plus bagi gagasan tersebut, melalui telepon, tulisan, dengan kurir atau langsung ketemu dengan yang bersangkutan.
- Penerimaan
Pada langkah ini hal yang perlu diperhatikan adalah apakah penerima sudah memahami? Dan bukalah sesi tanya jawab untuk membantu memtu penerima dalam memahami pesan tersebut. Seperti yang telah dijelaskan diawal apabila penerima tidak memahami pesan yang disampaikan, mak pesan/ gagasan menjadi lenyap.
- Penggunaan
Langkah terakhir dalam proses komunikasi adalah penggunaan pesan yang disampaikan oleh penerima. Penerima mungkin mengabaikannya, melaksanakan tugas yang ditetapkan, menyimpan informasi yang diberikan dan melakukan hal-hal lain.[7]
Para pemimpin perlu selamanya berkomunikasi dengan seksama, karena komunikasi merupakan penyikapan diri yang ampuh kepada anggotanya. Komunikasi mengungkapkan sesuatu tentang jenis orang yang berkomunikasi, cara mereka berfikir, dan apa pandangan hidup mereka. Oleh karena itu, komunikasi merupakan hal yang utama dalam semua baik hubungan antar pribadi dan kelompok atau organisasi.
(Gambar 2)
C. Macam-Macam Komunikasi
Komunikasi dalam suatu organisasi berarti ia mengalir dari wewenang yang lebih tinggi ke wewenang yang lebih rendah. Hal ini biasanya di pandang mengalir dari pemimpin kepada bawahannya.[9] Komunikasi kebawah cenderung menonjol dalam organisasi mekanistik. Dalam sistem organik terdapat arus informasi yang lebih terbuka dan multi arah. Orang-orang menyampaikan dan menerima informasi dalam semua arah, yang lebih menggantungkan pada kebutuhan kerja ketimbang pada garis wewenang.
Dalam komunikasi kebawah, pimpinan memiliki banyak persediaan tehnik yang canggih dan dibantu oleh beberapa staf ahli. Sekalipun dengan adanya bantuan tersebut, dalam banyak kesempatan pemimpin melakukan pekerjaan komunikasi dengan tidak baik. Berbagai booklet yang mewah, perjanjian dengan menggunakan multi media yang indah dan alat pengumuman yang gaduh sering kali tidak berfungsi untuk meningkatkan komunikasi terhadap pemahaman pegawai. Adakalanya semua sarana itu telah menjadi tujuan itu sendiri: yang dibuat lebih mahal, lebih canggih, atau lebih indah tanpa ada bukti yang mendukung bahwa sarana tersebut meningkatkan pemahaman pegawai. Hal yang paling penting untuk meningkatkan komunikasi terhadap bawahan yang lebih baik bukanlah lembaran kertas yang tampak lebih indah. Para pemimpin yang lebih berorientasi manusialah yang berkomunikasi dalam bahasa manusia.[10]
Beberapa Prasyarat Komunikasi ke Bawah
Kegagalan seorang pemimpin sebagian dikarenakan mereka tidak mengadakan persiapan secukupnya untuk komunikasi dengan efektif. Mereka tidak berhasil menciptakan landasan yang baik, sehingga “rumah” komunikasinya tidak ter”pondasi”. Karena itulah ketika kita sebagai pemimpin harus terlebih dahulu mengadakan persiapan untuk membangun “rumah” komunikasi yang lebih baik. Apa saja prasyarat/persiapan yang harus kita lakukan sebelum melakukan komunikasi?
(a). Tetap memperoleh informasi
(b). Mengembangkan sikap komunikasi yang positif
(c). Rencana berkomunikasi
(d). Membina kepercayaan[11]
2. Komunikasi keatas[12]
Komunikasi keatas cenderung sedikit kecuali pimpinan mendorongnya secara positif. Masalah ini bahkan lebih besar dalam organisasi yang lebih besar dan lebih rumit. Pimpinan perlu “mendengarkan” pegawai dengan cara yang sama seperti orang mendengarkan radio. Hal ini menghendaki adanya inisiatif dan tindakan positif ketimbang hanya menunggu isyarat untuk memulai. Upaya mendengarkan ini mengharuskan adanya keadaptasian pimpinan terhadap berbagai saluran informasi pegawai. Hal ini mengharuskan adanya kepekaan terhadap isyarat dari pegawai, sekalipun isyarat itu lemah; kepekaan terhadap isyarat yang jauh dan kepekaan terhadap isyarat yang paling dekat. Ia menghendaki adanya kesadaran bahwa pesan keatas adalah hal penting juga.[13]
Komunikasi keatas cenderung bergerak lamban bentuk komunikasi ini biasanya tersendat-sendat dan tersaring. Setiap tingkat pimpinan enggan meneruskan masalah keatas, karena hal itu dipandang sebagai pengakuan kegagalan, yang karenanya setiap tingkatan menunda komunikasi dalam upaya memutuskan cara pemecahannya. Pesan tersebut kemungkinan besar disaring terlebih dahulu, agar pimpinan yang lebih tinggi hanya menerima sebagian dari informasi itu. Para bawahan biasanya cenderung memberitahu atasan tentang hal-hal yang menurut mereka “bisa diterima” atasan. Jelaslah atasan tidak mengetahui problematika, pesan, pilihan dll yang diketahui oleh bawahan, jadi setiap bawahan memiliki alasan untuk memilih, menafsirkan, dan abrbagai tindakan penyaringan informasi lainnya. Biasanya, bawahan melakukan yang terbaik, yang memungkinkan oleh emosi dan kata putus manusia. Tetapi pada saat penyaringan terjadi pada beberapa tingkatan, bentuk komunikasi yang asli mungkin hampir-hampir tidak dapat dikenali lagi.
Banyak kemajuan dalam dekade terakhir yang dicapai,dan kita dapat mengharapkkan kemajuan lebih lanjut. Kita sedang membangun kwalitas kehidupan kerja yang lebih baik, salah satu car adalah dengan terciptanya banyak buku yang memahas metode berorganisasi, seperti yang telah diungkapkan Ouchi dalam bukunya Teori-Teori Organisasi dan diterjemahkan oleh Agus Rahman bahwa “Perusahaan Amerika Serikat untuk membina angkatan kerja yang lebih produktif, mereka harus menanggalkan nilai-nilai dan praktek model otokratik dan kustodial dan secara sadar bergerak kearah suportif dan koligial” meskipun praktek manajemen berbeda-beda pada beberapa perusahaan, kita dapat menyimpulkan bahwa, dalam generasi terakhir kita kita telah melipatgandakan hal-hal yang abik dan mengurangi hal-hal yang buruk dalam hubungan manusia ditempat kerja. Hal-hal yang tadinya terpilah-pilah kini telah menggunakan tempatnya yang sesuai bagi sistem organisasi yang efektif, dengan memperbanyak dan membuka ruang komunikasi yang lebih terbuka.
[2] Achmad Faiz, Makalah Komitmen Organisasi, disampaikan dalam pelatihan kepemimpinan Karang Taruna Kelurahan Balongsari, di Villa Sangkuriang, Trawas, Mojokerto, 2007.
[3] Achmad Faiz, Makalah Teori-Teori Kepemimpinan, disampaikan dalam pelatihan kepemimpinan Karang Taruna Kelurahan Balongsari, di Villa Sangkuriang, Trawas, Mojokerto, 2006. Hal 3.
[4] Keith Davis, JW Newstrom, terjemah Human Behavior at Work, (Erlangga, Jakarta: 1993). Hal: 150
[5] Ibid, Hal: 155
[6] Keith Davis, JW Newstrom, terjemah Human ... Hal: 157
[7] Agus Dharma, Prilaku dalam Organisasi, (Akasia, Jakarta
[8] Keith Davis, JW Newstrom, terjemah Human ... Hal: 176
[9] Ibid, Hal: 176
[10] Keith Davis, JW Newstrom, terjemah Human ... Hal: 178.
[11] Ibid, Hal: 179.
[12] Ibid, Hal: 180.
[13] Ibid, Hal: 180.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar